Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, die Kreditorenbuchhaltung effizient und fehlerarm zu gestalten. Ein KI-Agent in Microsoft Dynamics 365 Business Central kann bei der Vorverarbeitung helfen: Routinetätigkeiten werden digitalisiert, während die finale Kontrolle bei Dir bleibt.
- Automatisierte Erfassung und Vorverarbeitung von PDF-Rechnungen aus einem Microsoft 365-Postfach.
- Der Agent bereitet ungebuchte Einkaufsrechnungen vor. Fachliche Prüfung, ein möglicher Genehmigungsworkflow und die Buchung bleiben getrennte Schritte.
- Verbrauchsabhängige Kosten und technische Grenzen; nach 50 kostenlosen Testrechnungen wechselt der Test automatisch in die kostenpflichtige Verarbeitung.
Wie der KI-Agent in Business Central arbeitet
Der Verbindlichkeits-Agent in Microsoft Dynamics 365 Business Central überwacht ein definiertes E-Mail-Postfach auf neue PDF-Rechnungen und Gutschriften. Mit Azure Document Intelligence werden relevante Informationen extrahiert und Rechnungsentwürfe zur Überprüfung vorbereitet. Nach deren Fertigstellung liegen zunächst ungebuchte Einkaufsrechnungen vor. Sie können anschließend einen gegebenenfalls erforderlichen Genehmigungsworkflow durchlaufen und gebucht werden. Diese Schritte sind von der Erstellung des Entwurfs zu unterscheiden. Die Einrichtung umfasst das Zuweisen eines überwachten Postfachs und optional einen Testmodus, in dem bis zu 50 Rechnungen kostenfrei verarbeitet werden können. Weitere Hintergründe liefert die Funktionsübersicht und der Setup-Leitfaden.
Grenzen, Kosten und praktische Hinweise
Die Automatisierung ist an technische und organisatorische Bedingungen geknüpft: Nur PDF-Anhänge (maximal 10 pro Mail, 10 Seiten und 5 MB pro PDF) werden verarbeitet. E-Mails ohne gültige Anhänge werden übersprungen. Die tägliche Verarbeitung ist auf 100 E-Mails oder 500 Rechnungen limitiert. Microsoft hat diese Funktion ausschließlich in Englisch überprüft und unterstützt sie offiziell nur in Englisch. Eine Nutzung mit anderen Sprachen kann abweichende Ergebnisse liefern. Prüfe deshalb die offizielle Länder-/Regionsverfügbarkeit und die Sprache Deiner Rechnungen, bevor Du einen deutschen Arbeitsablauf darauf aufbaust. Laut der Microsoft-Abrechnungstabelle fallen 50 Copilot-Credits pro verarbeiteter Rechnung und weitere 5 Credits je Rechnungszeile an. Credits sind keine Eurobeträge; die tatsächlichen Kosten hängen vom gebuchten Abrechnungsmodell ab. Der Testmodus ist laut Einrichtungshinweisen für Produktionsumgebungen vorgesehen, in denen der Agent zuvor nicht aktiviert wurde. Nach den ersten 50 kostenlosen Rechnungen erfolgt der automatische Wechsel in den kostenpflichtigen Modus ohne weitere Einrichtung. Prüfe die Voraussetzungen und das Abrechnungsmodell vor der Aktivierung. Weitere Einblicke bietet unser Blog rund um KI und Digitalisierung.
Hypothetisches Beispiel: So könnte der Einsatz aussehen
- Ein Mittelständler prüft zunächst Länder-/Regionsverfügbarkeit, englische Rechnungsdokumente und das Abrechnungsmodell. Anschließend richtet er ein überwachtes Rechnungs-Postfach ein.
- Im passenden Testmodus verarbeitet die KI bis zu 50 PDF-Rechnungen kostenfrei und erstellt prüfbare Rechnungsentwürfe. Vor weiteren Eingängen berücksichtigt das Team den anschließenden kostenpflichtigen Betrieb.
- Das Team prüft die Entwürfe fachlich. Erst danach folgen gegebenenfalls ein gesonderter Genehmigungsworkflow und die Buchung; die tatsächlichen Verbrauchskosten werden überwacht.
Die Automatisierung funktioniert ausschließlich für PDF-Anhänge innerhalb definierter Grenzwerte und mit vorhandenen Zugriffsrechten; für unvollständige Dokumente oder fehlerhafte Zuordnungen muss weiterhin händisch geprüft werden.
Prüfe zuerst die unterstützte Sprache, die technischen Voraussetzungen und den kostenpflichtigen Übergang. Entscheide dann, ob ein kontrollierter Test zu Deinen Prozessen passt. Für eine individuelle Beratung nutze gerne das Kontaktformular.
Ob sich die Unterstützung für Dein Team eignet, hängt von den Rechnungsdokumenten, der fachlichen Kontrolle, den technischen Voraussetzungen und den tatsächlichen Kosten ab.
